年賀状の宛名を差し込み印刷するやり方（Excel＋Word）

差し込み印刷は、Excel の住所録の1行を1枚のはがきに当てはめて、まとめて印刷するしくみです。宛名テンプレートの3つのファイルを使えば、宛名面のレイアウトを自分で作らずに済みます。ここでは Microsoft 365 の Word を例に説明します（Windows と Mac でメニューの名前はほぼ同じです）。

1. 住所録（Excel）に相手を入れる

宛名テンプレートのページから、住所録（atena.xlsx）と宛名面（個人あてか会社あて）をダウンロードし、同じフォルダに入れます。
atena.xlsx を開き、「住所録」のシートに、送る相手を1行に1人ずつ入れます。見本の3行は消すか書き換えます。
灰色の列（郵便1〜郵便7・住所1縦・住所2縦）は、入れた内容から自動でできます。触らないでください。
入れ終わったら保存して、Excel を閉じます。Excel で開いたままだと、Word から住所録を読めないことがあります。

列ごとの入れ方は、宛名テンプレートのページの表を見てください。

2. 宛名面（Word）に住所録をつなぐ

宛名面（atena_kojin.docx か atena_kaisha.docx）を Word で開きます。«姓» «住所1縦» のような記号が、差し込む場所です。
上のメニューの「差し込み文書」タブを開きます。
「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を選び、atena.xlsx を選んで開きます。
シートを選ぶ画面が出たら、「住所録」のシートを選んで「OK」を押します。Windows では「住所録$」と表示されるので、それを選び、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確かめます。Mac では「ブックを開く」という画面で、「ブックのドキュメントを開く」が「住所録」になっていれば、そのまま「OK」で大丈夫です。

送らない相手を外したいときは、「差し込み文書」タブの「アドレス帳の編集」（Mac では「受信者リストの編集」）で、その人のチェックを外します。

3. 仕上がりを確かめる

「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」を押すと、記号が住所録の1人目の内容に変わります。
矢印のボタンで2人目、3人目…と切り替えて、住所がはみ出していないか、郵便番号が枠に入っているかを見ます。
住所が長すぎるときは、Excel で住所1の途中から住所2へ分けると収まります（直したら Excel を保存して閉じ、Word で開き直します）。

4. 差出人を書き換える

左下の差出人（「年賀太郎」と住所・郵便番号）は、差し込みではなく、Word で直接書き換えます。郵便番号は7つの小さな枠に1文字ずつ入っているので、それぞれクリックして数字を直してください。番地は縦書きなので、漢数字で書くときれいに並びます。差出人を裏面に入れる場合は、消してもかまいません。

5. はがきに印刷する

まず普通紙に1枚印刷し、はがきと重ねて、郵便番号の枠と数字の位置が合っているかを確かめます。
「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」→「文書の印刷」（Mac では「完了と差し込み」→「ドキュメントを印刷」）を選びます。
印刷の設定で、用紙サイズを「はがき」、用紙の種類をはがきに合わせ、倍率は100%（拡大・縮小しない）にします。
はがきの宛名面に印刷されるように、プリンターに入れる向きを確かめてから印刷します（裏面を先に印刷したときは、上下の向きにも注意してください）。

家のプリンターの設定や、裏面の印刷のしかたは年賀状の印刷のしかたにまとめています。

うまくいかないとき

郵便番号や住所が空のまま印刷される

住所録を Excel で保存していないと、灰色の列が空のまま読まれることがあります。Excel で一度開いて保存し、閉じてから、Word で住所録をつなぎ直してください。

文字の位置が全体にずれる

用紙サイズが A4 になっていたり、「用紙に合わせる」で縮小されていたりすると、全体がずれます。はがきサイズ・100%で印刷してください。プリンターによっては1〜2mmずれることがあるので、試し刷りで確かめて、ずれが大きいときは Word で枠ごと動かします。

数字が横向きになる

差し込みに「住所1」「住所2」ではなく、漢数字に直した「住所1縦」「住所2縦」を使っているかを確かめてください。テンプレートのままなら、こちらが入っています。建物の名前にアルファベットがある場合は、横向きになります。

何も書いていないはがきが出てくる

住所録の表の下に、空の行が残っていることがあります。Excel で空の行を削除するか、「アドレス帳の編集」で空の行のチェックを外してください。

「住所録$」が出てこない・住所録を選べない

Mac では、Word に Excel ファイルを開く許可を求める画面が出ることがあります。「アクセス権を付与」を押してください。それでも開けないときは、atena.xlsx を「書類」フォルダに移してからもう一度選びます。

Word がないとき

差し込み印刷には、パソコン版の Word と Excel が必要です。スマホ版や無料の Web 版の Word では、差し込み印刷はできません。Word がない場合は、手書きで宛名を書くか、郵便局やネットの印刷サービスの宛名印刷を使う方法があります。宛名面の書き方は年賀状の書き方を見てください。